מרכיבי התפקיד

המרכז הישראלי לוידאו תרפיה מפעיל תכניות העצמה ליצירת סרטים דרך מוסדות חינוך וטיפול, ובעיקר עם בני נוער בסיכון.

מרכיבי תפקיד מנהל המשרד:

1. תפעול התכניות – כדי שהמנחה יוכל לעבוד עם הנערים ולאפשר להם מרחב בטוח של יצירה, צוות רב עובד סביב המנחה כדי להשרות לו אווירה ומספיק כלים כדי לפעול. הוודאות, הסדר ומזעור חוסר הוודאות משמעותיים ביותר בתחושת הביטחון של המנחים ושל הנערים. לכן, התפקיד המרכזי של מנהל המשרד הוא לדאוג להיות זמין לצוות המנחים, לנהל את יומני התכניות ולדאוג ליצור מערכת בה הצוות יידע כיצד לתאם פעולה האחד עם השני, למנוע מצבים בהם מנחה מגיע למפגשים מבלי שהצוות הקולנועי הכין לו את הדברים שדרושים לו לאותו המפגש ולהיות זמין לקשיי המנחים והצוותים של הלקוח.
2. ניהול יומן מנהל – תיאום פגישות וניהול הזמנים והמשימות של מנהל המרכז, ביחד עם מנהל המרכז.
3. הנהלת חשבונות – גבייה, הוצאת הצעות מחיר לפי מחירון מוכן, הכנת החומרים לרואה החשבון בסיום כל חודש, הכנת משכורות למנחים ואיסוף קבלות, ניהול מעקב אחרי ההוצאות וההכנסות בתזרים הכספי של העסק.
4. קשרי לקוחות – הלקוח המזמין המפעיל והמשלם: לקוחות המרכז הם בעיקר לקוחות מוסדיים. ככאלו, פרויקטים רבים דורשים בירוקרטיה גדולה על מנת לקרות. לכל תכנית יש 3 סוגי לקוחות: הלקוח המזמין (רווחה / תוכנית לאומית למלחמה באלימות, עמותה תורם וכו'), הלקוח המפעיל – המוסד בו מתקיימת הפעילות, הוא אחראי על גיבוש הקבוצה, תנאי המקום ואיש קשר מטעמו שמלווה את הקבוצה בפועל. והלקוח המשלם – הגזברות שצריכים לאשר את התכנית ואת התשלום. כל שלושת הלקוחות מורכבים ממקבלי החלטות רבים, ויש לעבור את כלל הלקוחות בכדי לפתוח כל תכנית וכדי שהיא תפעל כראוי בזמן הרצתה. עבודה נכונה עם הארגונים יכולה לעזור לגורמים השונים לפתוח את התכנית ומאפשרת למנחים לפעול בחלל ללא הפרעות.  מנהל המשרד יתחזק את הקשר עם הלקוחות לפני תחילת התכנית, במהלך התכנית ולאחר סיומה – עבודה נכונה ומסודרת מונעת תקלות רבות.
5. ארגון והבניית תהליכים – תפקיד מרכזי של מנהל המרכז החדש יהיה לקיחת חלק פעיל בהבניית תהליכים חדשים בכל אחד מהחלקים: קשרי הלקוחות, הנהלת החשבונות, ניהול יומן המנהל ותפעול התכניות.

סה"כ היום מופעלות במרכז 25 תכניות שיפתחו כולן עד לסיום חודש נובמבר.

עם צפי של עוד 50 תכניות שיפתחו כולן לקראת ינואר.

הקשיים הקיימים הם בתיאומים הנדרשים של הצלמים והעורכים לפרויקטים השונים, קביעת תאריכים במהלך הפרויקט, דיווחי שעות ותיעוד של הוצאות, הכנות לאירועי ההקרנה, עזרה למנחים עם המערכות הדיגיטליות, אוטומיזציה של תהליכים שעוברים לקוחות ומנחים בכניסתם למרכז וניהול סיכומי הפגישות והיומן של מנהל המשרד.